The role of a PhD researcher

The role of a PhD researcher from an integrity perspective

As a PhD researcher you should be aware of and adhere to the generally accepted standards of research integrity.

Open and responsive communication between supervisor and researcher is very important. Research integrity and steps to avoid honest mistakes and unacceptable research practices should be an important and active part of this communication. Make arrangements for regular, informal contact with your supervisor. Ask advice about what is expected of you when it comes to integrity and good practices.

How will I keep my supervisor up to date about my research activities?

Reflect, suggest and discuss options in advance with your supervisor.
Consider your own needs, personal and professional, but also your supervisor’s needs and availability. After all, your supervisor(s) has other engagements as well, so be respectful of their time by preparing meetings adequately and agreeing on a convenient time and manner to meet as working modus.
As the project advances, it’s very likely that your knowledge and expertise will grow, maybe beyond that of your supervisor, and simultaneously so will your needs. Adjust the arrangements to these changes.
A mentor might also have experience in communicating and can share his/her experience.

When my supervisor can’t help me with research integrity issues?

Other than your supervisor and/or mentor, different people can help you avoid or deal with research integrity dilemma’s so they don’t become unacceptable research practices or even violations of research integrity, e.g. local confidential counselors, research integrity officers, ombudspersons,… In module 4 you can find out how to contact these people.

PhD researcher: “I present my latest progress to my supervisor. Certain trends are not so obvious, so I propose 2 different potential models to explain my observations. Based on his/her own expertise, my supervisor has a clear preference for one of the models, as it confirms the earlier hypothesis we discussed together, and dismisses the other one as being wrong. However, (s)he doesn’t explain in detail why, but states I shouldn’t lose further time with it.”

The supervisor weighs too heavily on the discussion with assumptions about obtained data, so that the PhD researcher does not dare to contradict these data. The PhD researcher is expected to think critically and to start a discussion. The supervisor is expected to give an explanation if there is indeed a mistake somewhere and is expected to take the time to explain this more in detail.

“Building bridges between different hierarchical levels by working toward a culture of open dialogue is an important action for strengthening integrity, as well as supporting transparency, fairness, collegiality and respect.” The Bonn Printeger Statement, 2018

Take home messages

After module 2 supervision and mentoring, I, as a PhD researcher:

Understand that open communication with my supervisor is important to avoid making honest mistakes and unacceptable research practices;
Know that I have to keep my supervisor up to date about my research activities;
Know that if my supervisor cannot help me with research integrity issues, there are other people who can help you.

The (im)possible aim for high impact publications

PhD researcher: “I have obtained sufficient data for a nice publication and have made a first draft. Nevertheless, my supervisor thinks that additional research can enhance the quality of my manuscript, making it more suitable for a journal with a high(er) impact. This has now happened a few times, and I’m starting to wonder if my manuscript will ever be ready to be submitted and published. I’m getting close to the end of my PhD and need to get my work published to fulfil the requirements of the doctoral school/department/university. Moreover, I would like to continue research as a postdoctoral researcher and publications are important. I’m wondering if my supervisor thinks about my career perspective.”

The PhD researcher needs to be able to finish the PhD according to the requirements of the doctoral school/department/university and also needs a career perspective. Both supervisor and PhD researcher need to keep this in mind throughout the project. This doesn’t mean you can’t aim for higher goals as long as both are aiming for the same goals.

Module 3: Good Academic Practices

References

ALLEA (2023). The European Code of Conduct for Research Integrity: Revised Edition 2023. Berlin. DOI 10.26356/ECOC 

The Office of Research Integrity (n.d.). 5 ways supervisors can promote research integrity. U.S. Department of Health & Human Services. Retrieved December 13, 2021, from https://ori.hhs.gov/sites/default/files/2018-04/2_Supervisor_tips.pdf

Adam, H., Vincke, C., & Shaik, F. (2016). Gender-sensitive Mentoring Programme in Academia: A Design Process. GARCIA. Retrieved December 13, 2021, from http://garciaproject.eu/wp-content/uploads/2016/10/GARCIA_working_papers_13.pdf

Forsberg, E.-M., Anthun, F. O., Bailey, S., Birchley, G., Bout, H., Casonato, C., Fuster, G. G., Heinrichs, B., Horbach, S., Jacobsen, I. S., Janssen, J., Kaiser, M., Lerouge, I., van der Meulen, B., de Rijcke, S., Saretzki, T., Sutrop, M., Tazewell, M., Varantola, K., Vie , K. J., Zwart H. & Zöller, M. (2018). Working with Research Integrity—Guidance for Research Performing Organisations: The Bonn PRINTEGER Statement. Science and Engineering Ethics, 24(4), 1023–1034. https://doi.org/10.1007/s11948-018-0034-4

Kearns, H., & Finn, J. (2017). Supervising PhD students: A practical guide and toolkit. Thinkwell. https://www.ithinkwell.com.au/supervising-phd-students

McKeen, C., & Bujaki, M. (2008). Gender and mentoring: Issues, effects and opportunities. In B. R. Ragins & K. E. Kram (Eds.) The handbook of mentoring at work: Theory, research, and practice (pp. 197–222). Sage Publications. http://dx.doi.org/10.4135/9781412976619.n8

McGill University. (n.d.) Mentoring. Supervision. Retrieved December 13, 2021, from https://www.mcgill.ca/gradsupervision/supervisors/roles-and-responsibilities/mentoring

Moher, D., Bouter, L., Kleinert, S., Glasziou, P., Sham, M. H., Barbour, V., Coriat, A.-M., Foeger, N., & Dirnagl, U. (2019). The Hong Kong Principles for Assessing Researchers: Fostering Research Integrity. OSF Preprints. https://doi.org/10.31219/osf.io/m9abx

Woolderink, M., Putnik, K., van der Boom, H., & Klabbers, G. (2015). The voice of PhD candidates and PhD supervisors. A qualitative exploratory study amongst PhD candidates and supervisors to evaluate the relational aspects of PhD supervision in the Netherlands. International Journal of Doctoral Studies, 10, 217-235. Retrieved from http://ijds.org/Volume10/IJDSv10p217-235Woolderink0852.pdf

Wright, D. E., Titus, S. L., & Cornelison, J. B. (2008). Mentoring and research misconduct: An analysis of research mentoring in closed ORI cases. Science and Engineering Ethics, 14(3), 323–336. https://doi.org/10.1007/s11948-008-9074-5

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Le rôle du doctorant dans une perspective d’intégrité

En tant que doctorant, vous devez connaître et respecter les standards généralement admis en matière d’intégrité scientifique.

Une communication ouverte et réactive entre le promoteur et le doctorant est essentielle. L’intégrité scientifique, ainsi que les moyens d’éviter les erreurs involontaires et les pratiques de recherche inacceptables, doivent constituer une partie importante et active de cet échange. Prévoyez des contacts réguliers et informels avec votre directeur. Demandez-lui conseil sur ce qui est attendu de vous, en matière d’intégrité et de bonnes pratiques.

Comment vais-je tenir mon promoteur de thèse informé de mes activités de recherche ?

Réfléchissez, proposez et discutez des options à l’avance avec votre promoteur.
Prenez en compte vos besoins personnels et professionnels, mais aussi ceux de votre promoteur et sa disponibilité. En effet, votre promoteur de thèse a d’autres engagements ; respectez donc son temps en préparant soigneusement les réunions et en vous accordant sur un moment et un mode de rencontre adaptés comme mode de travail.
Au fil de l’avancement du projet, il est probable que vos connaissances et votre expertise augmentent, parfois au-delà de celles de votre promoteur, et que vos besoins évoluent en parallèle. Ajustez les modalités en conséquence.
Un mentor peut également avoir de l’expérience en matière de communication et partager son savoir-faire.

Que faire lorsque mon superviseur ne peut pas m’aider sur des questions d’intégrité scientifique ?

Au-delà de votre promoteur ou de votre mentor, d’autres interlocuteurs peuvent vous aider à prévenir ou à gérer des dilemmes d’intégrité afin d’éviter qu’ils ne dérivent vers des pratiques inacceptables, voire des violations : personne de confiance, référent à l’intégrité scientifique, ombudsperson, etc. Vous trouverez leurs coordonnées dans le module 4.

Doctorant.e : « Je présente mes dernières avancées à mon.ma promoteur.rice de thèse. Certaines tendances ne sont pas très évidentes, et je propose deux modèles possibles pour expliquer mes observations. Sur la base de son expertise, mon.ma promoteur.rice exprime une nette préférence pour l’un des modèles, car il.elle confirme l’hypothèse que nous avions discutée auparavant, et écarte l’autre comme étant erroné. Cependant, il.elle ne m’explique pas en détail pourquoi, et me dit simplement de ne pas perdre de temps avec cette piste. »

Dans ce cas, le promoteur influence excessivement la discussion en se fondant sur des hypothèses liées aux données obtenues, au point que le doctorant ou la doctorante n’ose pas remettre ces données en question. Or, il ou elle est censé.e faire preuve d’esprit critique et initier un débat. Le promoteur, quant à lui, est censé fournir une explication s’il existe effectivement une erreur, et prendre le temps de détailler son raisonnement.

“Instaurer un dialogue ouvert entre les différents niveaux hiérarchiques est une action clé pour renforcer l’intégrité ; elle favorise également la transparence, l’équité, la collégialité et le respect.” The Bonn Printeger Statement, 2018

Messages à retenir

Après avoir suivi le module 2 sur la supervision et le mentorat, en tant que chercheur doctorant, j’ai :

Je comprends qu’une communication ouverte avec mon superviseur est importante pour éviter de commettre des erreurs involontaires et d’adopter des pratiques de recherche inacceptables.
Je sais que je dois tenir mon superviseur informé de mes activités de recherche.
Je sais que si mon superviseur ne peut pas m’aider à résoudre des problèmes liés à l’intégrité de la recherche, d’autres personnes peuvent m’aider.

L'objectif (im)possible des publications à fort impact

Doctorant.e : « J’ai obtenu suffisamment de données pour rédiger un article solide et j’en ai réalisé un premier brouillon. Pourtant, mon.ma promoteur.rice estime que des recherches supplémentaires pourraient améliorer la qualité du manuscrit et le rendre plus adapté à une revue à fort (voire plus fort) facteur d’impact. Ce scénario s’est déjà reproduit plusieurs fois et je commence à me demander si mon manuscrit sera un jour prêt à être soumis et publié. J’approche de la fin de mon doctorat et je dois publier mes travaux pour remplir les exigences de l’école doctorale / de ma faculté / de mon université. De plus, je souhaite poursuivre en postdoctorat, et les publications sont essentielles. Je me demande si mon.ma promoteur.rice prend en compte ma perspective de carrière. »

Le doctorant doit pouvoir terminer sa thèse conformément aux exigences de l’école doctorale / de sa faculté / de son université, tout en conservant une perspective de carrière claire. Le promoteur et le doctorant doivent garder ces deux objectifs à l’esprit tout au long du projet. Cela n’empêche pas de viser plus haut, à condition que les deux parties partagent la même vision et soient alignées sur les priorités.

Module 3: Good Academic Practices

Références

ALLEA (2023). The European Code of Conduct for Research Integrity: Revised Edition 2023. Berlin. DOI 10.26356/ECOC 

Kearns, H., & Finn, J. (2017). Supervising PhD students: A practical guide and toolkit. Thinkwell. https://www.ithinkwell.com.au/supervising-phd-students

McGill University. (n.d.) Mentoring. Supervision. Retrieved December 13, 2021, from https://www.mcgill.ca/gradsupervision/supervisors/roles-and-responsibilities/mentoring

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The role of (co)supervisor

The role of (co)supervisor from a research integrity perspective

The (co)supervisor complies oneself with the generally accepted standards of research integrity. The (co)supervisor should thereby act as a responsible role model in order to ensure that the PhD researcher picks up good habits. The (co)supervisor creates a climate in which these standards drive the conduct of the PhD researcher and in which fair and honest scientific conduct is the norm.

5 tips for supervisors to promote research integrity

According to ORI (Office of Research Integrity, USA) there are 5 ways you can promote research integrity towards your PhD students and other (new) colleagues.

1. Be available and approachable

Take the time to cultivate a relationship with your trainees. They are there to learn from you, so discuss progress and problems in an open and constructive manner. This can encourage conversation, promote transparency, and make them more comfortable coming to you with questions and concerns.

Create a safe and secure environment that builds on trust and facilitates an open dialogue. Researchers may come across new situations, in which they inadvertently end up facing integrity challenges.

2. Review raw data

You are responsible for the data used or produced by any member of your research group. Regularly reviewing raw data, especially data relating to any paper/grant/poster, can help catch both honest errors and intentional manipulations before the data and the paper are made public.

In 45 cases of research misconduct committed by trainees, 72% of supervisors had not reviewed the source data (Wright, Titus & Cornelison, 2008).

3. Communicate your expectations

Be clear about individual roles and responsibilities regarding data management, experiments, authorship, and timelines of projects, as well as how trainees will be evaluated. Consider providing a (formal) onboarding or introduction for junior researchers and inform them about the (written) standards of the research group. Be clear about what kinds of research conduct are considered to be dishonest, and ensure that researchers know such behaviour is not acceptable.

4. Provide training and guidance

Not all trainees will arrive with the same skill level. Avoid making assumptions about anyone’s prior knowledge concerning e.g. reviewing protocols, proper use of equipment, and data storage and management.

5. Know your research integrity officer (RIO)

Be prepared so that you can act quickly and decisively if you suspect research misconduct. Find out now who the research integrity officer is at your institution (Module 4: violations of research integrity) and share their contact information with your research team.

PhD researcher: “My supervisor is extremely interested in my project and the daily progress. (S)he inquires every day, sometimes more than once about new data, experiments, etc. sometimes immediately followed by suggestions for follow up research. I feel that my role in my own project is very small and I am just executing what my supervisor asks, based on his/her insight. I always thought that doing a PhD is developing your own ideas.”

The supervisor is not supposed to micromanage by not allowing the PhD researcher to develop his/her own project; the PhD researchers should be able to see “the whole picture” if part of a project is carried out.

Their training might be different than yours

As a supervisor and mentor, but also as a (post) doctoral researcher, it’s safe to assume that not everybody was trained in a similar way, adheres to the same principles and rules, and works according to the same standards. Work ethics, reporting, communicating, etc., can be very different because of (unconscious) biased assumptions being made based on gender, past experiences, ethnicity, home country, etc.

For example: a new doctoral researcher might be trained in a culture or research system in which challenging the beliefs of a higher-ranked person such as a supervisor, is rare or not accepted. It may be that this attitude will persist even as the researcher integrates into the new culture, and independently of how open and accessible the supervisor might be. The supervisor is seen as a respected and experienced researcher and the doctoral researcher is honoured to work in his/her research group, so the last thing the doctoral researcher thinks about is to contradict his/her opinion.

Or, maybe, as a supervisor, you may wrongfully assume that your doctoral researcher from country A will start a discussion if (s)he doesn’t agree with a hypothesis you put forward, because all your other colleagues from country B would do this, and surely, you are always open to discuss and hierarchy shouldn’t play a role.

Take home messages

After module 2 supervision and mentoring, I, as a supervisor:

Understand what the role of (co)supervisor entails;
Understand that it is important to be available and approachable being a supervisor;
Know that, as a supervisor, it is important to review raw data;
Know that, as a supervisor, it is important to communicate your expectations;
Should, as a supervisor, provide training and guidance;
Know, as a supervisor, know the research integrity office of my institution;
Acknowledge that not every supervisor and mentor is trained in the same way;
Am aware and adhere to the generally accepted standards of research integrity;
Know that open and responsive communication between researcher and supervisor is very important and that I can always ask for advice;
Know that there are other people who can help deal with research integrity dilemma’s if my supervisor is not able to.

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Le rôle du superviseur

Le rôle du superviseur du point de vue de l’intégrité scientifique

Le superviseur respecte les normes généralement admises en matière d’intégrité scientifique. Il doit ainsi servir de modèle responsable afin de veiller à ce que le doctorant acquière de bonnes pratiques.

Le superviseur instaure un climat dans lequel ces normes guident la conduite du doctorant et où la pratique scientifique équitable et honnête constitue la norme.

5 conseils aux encadrants pour promouvoir l’intégrité scientifique

Selon l’ORI (Bureau de l’intégrité de la recherche – Office of Research Integrity, USA), il y a 5 pratiques essentielles pour favoriser l’intégrité scientifique auprès de vos doctorants et autres (nouveaux) collègues.

1. Être disponible et accessible

Prenez le temps de construire une relation de confiance avec vos doctorants et jeunes chercheurs. Ils sont là pour apprendre de vous : discutez ouvertement et de manière constructive des avancées et des difficultés. Cela encourage le dialogue, renforce la transparence et incite les personnes à venir vers vous pour poser des questions ou exprimer des préoccupations.

Créez un environnement sûr et protecteur, fondé sur la confiance, qui favorise un dialogue ouvert. Les chercheurs peuvent se retrouver dans des situations inédites, parfois confrontés sans le vouloir à des dilemmes d’intégrité.

2. Vérifier les données brutes

Vous êtes responsable des données utilisées ou produites par tout membre de votre équipe. Examiner régulièrement les données brutes, notamment celles relatives à un article, un projet de financement ou un poster, permet de détecter à temps les erreurs involontaires et les manipulations intentionnelles, avant toute diffusion.

Dans 45 cas de manquements à l’intégrité scientifique commis par des doctorants ou stagiaires, 72 % des encadrants n’avaient pas consulté les données sources (Wright, Titus & Cornelison, 2008).

3. Communiquer clairement vos attentes

Définissez précisément les rôles et responsabilités en matière de gestion des données, d’expériences, d’attribution d’auteurs et de calendrier des projets, ainsi que les critères d’évaluation des doctorants. Envisagez de proposer un accueil ou une introduction formelle aux nouveaux chercheurs, et informez-les des standards (écrits) de l’équipe. Soyez explicite sur les comportements considérés comme malhonnêtes et sur le fait qu’ils ne sont pas tolérés.

4. Assurer la formation et l’accompagnement

Les doctorants n’arrivent pas tous avec le même bagage. Évitez de présumer de leurs connaissances préalables, qu’il s’agisse par exemple de la relecture de protocoles, de l’utilisation correcte d’équipements ou de la gestion/stockage des données.

5. Connaissez votre référent à l’intégrité scientifique

Soyez prêt à agir, de façon rapide et résolue, en cas de suspicion de manquement. Identifiez dès à présent qui est le référent intégrité scientifique (Research Integrity Officer – RIO) dans votre établissement (voir Module 4 : violations de l’intégrité scientifique) et communiquez ses coordonnées à votre équipe.

Doctorant.e : « Mon.ma directeur.rice de thèse s’intéresse énormément à mon projet et à ma progression quotidienne. Il.elle me demande chaque jour, parfois plusieurs fois, de nouvelles données, expériences, etc…, et propose aussitôt des pistes de recherche supplémentaires. J’ai l’impression que mon rôle dans mon propre projet se limite à exécuter ce qu’il.elle me demande, selon sa vision. Je pensais qu’un doctorat signifiait développer ses propres idées. »

L’encadrant ne doit pas pratiquer un micro-management qui empêche le doctorant de piloter son projet. Le doctorant doit pouvoir comprendre la vue d’ensemble du projet, même s’il ne travaille que sur une partie de celui-ci

Leur formation peut différer de la vôtre

En tant que promoteur, superviseur ou mentor, mais aussi en tant que chercheur (post)doctoral, il est prudent de partir du principe que tout le monde n’a pas été formé de la même manière, n’adhère pas aux mêmes principes et règles, ni ne travaille selon les mêmes standards. L’éthique de travail, la manière de rendre compte, de communiquer, etc., peuvent varier considérablement, notamment en raison d’hypothèses biaisées (conscientes ou inconscientes) liées au genre, aux expériences passées, à l’origine ethnique, au pays d’origine, etc.

Par exemple, un nouveau doctorant peut avoir été formé dans une culture ou un système de recherche où remettre en question les convictions d’une personne hiérarchiquement supérieure, comme un promoteur de thèse, est rare voire inacceptable. Il se peut que cette attitude persiste même après son intégration dans un nouvel environnement, et ce, indépendamment de l’ouverture et de l’accessibilité affichées par le promoteur. Celui-ci est perçu comme un chercheur expérimenté et respecté, et le doctorant se sent honoré de travailler dans son équipe ; la dernière chose qu’il envisagerait est de contredire son opinion.

De même, en tant que promoteur de thèse, vous pourriez supposer à tort qu’un doctorant venant du pays A engagera une discussion s’il n’est pas d’accord avec une hypothèse que vous formulez, simplement parce que tous vos autres collègues venant du pays B agiraient ainsi. Et pourtant, vous êtes toujours ouvert à la discussion, et la hiérarchie ne devrait jouer aucun rôle.

Messages à retenir

Après la supervision et le mentorat du module 2, en tant que superviseur, j’ai :

Comprendre le rôle d’un (co)superviseur ;
Comprendre qu’il est important d’être disponible et accessible en tant que superviseur ;
Savoir qu’en tant que superviseur, il est important d’examiner les données brutes ;
Savoir qu’en tant que superviseur, il est important de communiquer ses attentes ;
En tant que superviseur, fournir une formation et des conseils ;
En tant que superviseur, connaître le bureau chargé de l’intégrité de la recherche de mon établissement ;
Reconnaître que tous les superviseurs et mentors ne sont pas formés de la même manière ;
Connaître et respecter les normes généralement acceptées en matière d’intégrité de la recherche ;
Savoir qu’une communication ouverte et réactive entre le chercheur et le superviseur est très importante et que je peux toujours demander conseil ;
Savoir qu’il existe d’autres personnes qui peuvent m’aider à résoudre les dilemmes liés à l’intégrité de la recherche si mon superviseur n’est pas en mesure de le faire.

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Who’s involved in supervision and mentoring?

The ALLEA Code states:

Senior researchers, research leaders, and supervisors mentor their team members, lead by example, and offer specific guidance and training to properly develop and structure their research activities.
Researchers across the entire career path, from junior to the most senior level, undertake training in ethics and research integrity.

Junior Researcher - Phd student

Junior researchers are expected to establish an open and responsive communication with their supervisor or mentor which promotes research integrity.

Senior Researcher

Senior researchers are expected to create a climate in which fair and honest scientific conduct is the norm.

Doctoral Schools

Doctoral Schools facilitate the process of a doctoral trajectory in which effective supervision is key.

Confidential Counselor

Confidential counselors or ombudspersons are important contact points when problems arise. They can play an important role in advising and mediating between the parties involved.

Supervisor - Mentor

The (co)supervisor is expected to act as a responsible role model in order to assure that the PhD researcher develops good habits. (Co)supervisors comply with the generally accepted standards of research integrity.

The (co)supervisor also creates a climate in which these standards drive the conduct of the PhD researcher and in which fair and honest scientific conduct is the norm.

Distinction between supervision and mentoring

One of the major differences between supervising and mentoring is that the former is often task-oriented (e.g., completion of a thesis or dissertation) whereas the latter is more about caring for an individual’s long-term development (Acker, 2011).

A supervisor has an official hierarchical relationship with official responsibilities and is involved in a formal advisory process which is mandated or assigned within a graduate programme that tends to be short term.
A mentor role, on the other hand, can be quite informal and is less structured or institutionalized. (S)he can provide guidance and support to the mentee as a trusted counselor thereby acting as a neutral sounding board.

It is important that the role of the supervisor and possible mentor(s) and the role of the PhD researcher are made clear from the start of the research project. Who is responsible for what? Who has the final responsibility? In certain cases, like (inter)national bilateral PhD agreements or interdisciplinary PhD projects, there are at least two supervisors from each university or discipline involved. The implementation of principles might differ (slightly) with respect to authorship issues, e.g. order of authors. Potential differences should ideally be identified, discussed, and clarified at the start of the project, so that problems do not occur at a stage when they will be more difficult to solve, e.g. when a first draft manuscript is ready.

Cartoon by Patrick Hochstenbach under a Creative Commons CC BY-SA 4.0 license

What is the role of the supervisor and the PhD researcher?

Each Flemish university has adopted a charter for the PhD researcher and the supervisor. It outlines the mutual expectations and responsibilities of (co)supervisors and PhD researchers and should be used as a basis for effective supervision and fruitful scientific collaboration. At the start of their collaboration the supervisor and PhD researcher should go through the charter to make the necessary arrangements concerning scientific supervision. Research integrity is a crucial part of these arrangements. The initial stage of the PhD is a good time to reflect together on the responsible conduct of research and exchange information and guidelines about good data management, responsible authorship, avoiding conflict of interest, …

Numerous mentoring programmes have been developed in academia, which focus on leadership for women (combatting the “glass ceiling” and “leaky pipeline”). The specific cause of these inequalities are less rooted in direct and explicit discrimination as in the dynamics of a gendered organisation. The principal objective so far in gender equality progammes has been to gain greater access to the highest positions of the organisation, where large disparities have been observed between the sexes. The actions have been orientated largely towards enlarging the professional network and/or the integration of women in this network. The analysis of the results of various research studying these programmes have shown positive effects upon the access to high positions, however with some limits pointed out by McKeen and Bujaki (2008):

The mentors behave differently towards men (more instrumental orientation of the mentoring: promotion of the career, transfer of knowledge, orientation towards the needs of the institution, knowledge about organization) and women (more developmental orientation: development of the person, guidance and support, orientation towards the needs of the mentee).
The objectives and aims of mentors in the mentoring relationship are different according to actions destined to a woman (adaption of the system) or to a man (promotion and enlarging of networks).

These results do however have a tendency to show positive effects of mentoring by focusing on how women have successfully adapted to a masculine dominated environment, rather than a general inclusion of woman in various academic levels of positions.

Take home messages

After module 2 supervision and mentoring, I:

Know the different roles that are involved in conducting research;
Know the difference between supervision and mentoring;
Understand that it is important that each role (supervisor vs. mentor) is defined before the start of the research project.

Example of gender sensitive mentoring

We would encourage the mentoring programmes to not only focus upon targeting gender inequality in the long-term in sense of increasing numbers of women in science, but also being able to create in more immediate terms, a more gender friendly, gender sensitive, and more reflexive and conscientious research work environment. It is about playing on and working with the existing system, but also about guiding people towards a realistic and balanced working life and career, by integrating gender sensitivity in our work units. In the framework of transformative mentoring, the idea is to aim at transforming the researcher the person on the one hand (socialization through a process of adaptation to the structural functioning of the organisation), and transforming the organisation on the other hand. This in view of a system that is more adapted to the rhythm of the researchers, whatever may be their gender and of a better adaptation to their articulation of private and professional life. Mentoring then intervenes as a tool for change.

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Supervision et mentorat

Qui est impliqué dans la supervision et le mentorat ?

Le code ALLEA stipule :

Les chercheurs confirmés, les responsables de recherche et les superviseurs encadrent les membres de leur équipe et proposent des conseils et des formations spécifiques afin d’élaborer, de concevoir et de structurer de manière adéquate leurs activités de recherche et de favoriser une culture de l’intégrité en recherche.
Tout au long de leur parcours professionnel, de l’échelon le plus bas au plus élevé, les chercheurs suivent des formations en matière d’éthique et d’intégrité en recherche.

Junior Researcher - Phd student

Les chercheurs en début de carrière sont encouragés à développer avec leur superviseur, ou mentor, une communication ouverte et réceptive, propice au maintien de l’intégrité scientifique.

Senior Researcher

Il est attendu des chercheurs confirmés qu’ils cultivent un cadre propice à une pratique scientifique intègre et respectueuse des principes d’équité et de probité.

Doctoral Schools

Les Ecoles Doctorales accompagnent le parcours des doctorants en veillant à ce qu’un encadrement efficace en constitue un élément central.

Confidential Counselor

Les conseillers confidentiels ou médiateurs sont des interlocuteurs clés en cas de problème.
Ils peuvent jouer un rôle important en prodiguant des conseils et en assurant la médiation entre les parties concernées

Supervisor - Mentor

Le promoteur est tenu de se comporter en modèle de responsabilité afin de veiller à ce que le doctorant acquière de bonnes pratiques.

Les promoteurs se conforment aux normes généralement reconnues en matière d’intégrité scientifique.

Ils instaurent également un environnement où ces normes guident la conduite du doctorant et où la pratique scientifique équitable et honnête constitue la norme.

Distinction entre supervision et mentorat

L’une des principales différences entre l’encadrement et le mentorat réside dans le fait que le premier est souvent axé sur des objectifs précis ou des livrables concrets (par exemple, la réalisation d’une thèse ou d’un mémoire), tandis que le second concerne davantage le développement à long terme d’une personne (Acker, 2011).

Un superviseur entretient une relation hiérarchique officielle, avec des responsabilités formelles, et intervient dans un processus de conseil institutionnel imposé ou attribué dans le cadre d’un programme doctoral, généralement sur une période limitée.
Le rôle de mentor, en revanche, peut être assez informel et moins structuré ou institutionnalisé. Il peut offrir conseils et soutien à son mentoré en tant que conseiller de confiance, servant ainsi de médiateur neutre.

Il est essentiel de clarifier dès le début du projet de recherche le rôle de l’encadrant, celui d’un ou plusieurs mentors éventuels, ainsi que celui du doctorant. Qui est responsable de quoi ? Qui porte la responsabilité finale ? Dans certains cas, comme les conventions de cotutelle (inter)nationales ou les projets doctoraux interdisciplinaires, il y a au moins deux encadrants par université ou par discipline. L’application des principes peut varier (légèrement) sur certaines questions, par exemple l’ordre des auteurs dans les publications. Idéalement, les éventuelles divergences devraient être identifiées, discutées et clarifiées au lancement du projet, afin d’éviter qu’elles ne posent problème à un stade où elles seraient plus difficiles à résoudre, par exemple lors de la finalisation d’un premier projet de manuscrit.

Illustration par Patrick Hochstenbach sous licence Creative Commons CC BY-SA 4.0.

Quel est le rôle du promoteur et du doctorant ?

Chaque université flamande a adopté une charte pour le doctorant et le promoteur. Ce document définit les attentes et responsabilités réciproques des promoteurs et des doctorants, et sert de base à une supervision efficace et à une collaboration scientifique fructueuse. Dès le début de leur collaboration, le promoteur et le doctorant devraient passer en revue cette charte afin de convenir des modalités de supervision scientifique. L’intégrité scientifique constitue un élément essentiel de ces modalités. Les premières étapes de la thèse sont un moment propice pour réfléchir ensemble à la conduite responsable de la recherche et échanger des informations et lignes directrices sur la bonne gestion des données, l’attribution responsable du statut d’auteur, la prévention des conflits d’intérêts, etc…

De nombreux programmes de mentorat ont été développés dans le milieu académique, notamment pour favoriser l’accès des femmes à des postes de direction (lutte contre le « plafond de verre » et la « fuite des talents »). Les causes spécifiques de ces inégalités tiennent moins à une discrimination directe et explicite qu’aux dynamiques d’une organisation genrée. Jusqu’ici, l’objectif principal des programmes en faveur de l’égalité entre les sexes a été de faciliter l’accès aux plus hautes fonctions, où de fortes disparités entre hommes et femmes sont observées. Les actions mises en place ont souvent visé à élargir le réseau professionnel et/ou à intégrer davantage les femmes dans ce réseau.

L’analyse des résultats de diverses recherches portant sur ces programmes a montré des effets positifs sur l’accès aux postes de haut niveau, mais aussi certaines limites relevées par McKeen et Bujaki (2008) :

Les mentors n’adoptent pas toujours la même approche selon qu’ils accompagnent un homme ou une femme. Pour les hommes, l’accent est davantage mis sur des objectifs concrets : promotion de la carrière, transfert de savoirs, orientation vers les besoins de l’institution et compréhension de son fonctionnement. Pour les femmes, l’approche privilégie plutôt le développement personnel : accompagnement et soutien, conseils personnalisés et prise en compte des besoins propres à la mentorée.
Les objectifs et finalités des mentors varient selon que les actions visent une femme (adaptation au système) ou un homme (promotion et élargissement des réseaux).

Ces résultats tendent néanmoins à mettre en évidence des effets positifs du mentorat, en montrant comment les femmes ont pu s’adapter avec succès à un environnement dominé par les hommes, plutôt qu’à travers une réelle inclusion des femmes à tous les niveaux de responsabilités académiques.

Messages à retenir

Après le module 2 de supervision et de mentorat, j’ai :

Connaître les différents rôles impliqués dans la conduite d’une recherche ;
Connaître la différence entre supervision et mentorat ;
Il est important que chaque rôle (superviseur ou mentor) soit défini avant le début du projet de recherche.

Exemple de mentorat sensible au genre

Il est souhaitable que les programmes de mentorat ne se limitent pas à viser, à long terme, la réduction des inégalités de genre par l’augmentation du nombre de femmes dans la recherche scientifique, mais qu’ils s’attachent également, à plus court terme, à instaurer un environnement de travail plus inclusif, attentif aux questions de genre, et fondé sur la réflexion et la conscience des dynamiques en jeu.

Il s’agit à la fois de composer avec le système existant et de guider les personnes vers une carrière et une vie professionnelle équilibrées, en intégrant la sensibilité au genre au sein des unités de travail.

Dans le cadre du mentorat dit « transformatif », l’objectif est double : transformer la chercheuse ou le chercheur en tant que personne (socialisation par un processus d’adaptation au fonctionnement structurel de l’organisation) ; transformer l’organisation elle-même.

L’idée est de tendre vers un système mieux adapté au rythme de travail des chercheurs, quel que soit leur genre, et plus à même de concilier vie privée et vie professionnelle. Le mentorat devient alors un levier de changement.

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